A cultura incentivada aqui na equipe Kazah, e que vem ajudando diversas empresas de eventos em todo o Brasil, é que o resultado deve ser buscado por meio das ações que levam ao resultado final, ou seja, cobre pelas ações que o resultado virá.
Parece contra-intuitivo, mas toda meta, todo objetivo a ser alcançado traz consigo pequenas ações que se executadas levam ao resultado esperado, portanto todo nosso processo de produção de eventos, tem como pilar suas etapas (objetivos) e suas tarefas (ações que levam ao objetivo).
Uma vez estabelecida essa cultura, a gestão fica facilitada porque as ações passam a ser foco de monitoramento, ou seja, as ações passam a ser cobradas, se foram executadas total ou parcialmente.
O que percebemos é que todo o processo de produção é razoavelmente desorganizado e baseado em planilhas de Excel em MUITAS empresas de evento. A produção de eventos nada mais é que um projeto com objetivo bem estabelecido, que envolve um certo número de colaboradores, tarefas e prazos, que precisam ser monitorados.
Utilize tarefas para direcionar ações e responsabilidades durante a jornada de produção do evento:
👉 1. Faça um processo de brainstorm e levante as etapas de produção para cada tipo de evento que for realizar. O Sales Model Canvas pode ser muito útil nesta etapa; 🧠⛈
👉 2. Crie um conjunto de tarefas para cada etapa de produção do seu evento;
👉 3. Defina responsáveis para cada uma destas tarefas; 👩🍳👨💻👨🔧
👉 4. Estabeleça um deadline (prazo máximo) para conclusão;⏰
👉 5. Informe a prioridade para cada tarefa;
👉 6. Meça os resultados. Uma boa gestão vem de ações que podem ser medidas, se não faz isso, você não é um gestor; 📉
👉 7. Use a tecnologia a seu favor. Usando tecnologia de gestão, para cada evento que fechar, todos os colaboradores serão notificados nos momentos adequados e suas tarefas com prazo criadas. Com isso todos são mobilizados e serão cobrados pelas ações (tarefas), se foram concluídas, por que estão atrasadas, por que ainda não foram iniciadas.📱💻
